การทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสิ่งที่จะขาดไม่ได้เลย คือ การตั้งเป้าหมาย โดยเฉพาะองค์กรหน่วยงานตั้ง ๆ ที่มีพนักงานจำนวนมาก เพราะผู้บริหารไม่สามารถลงมาตรวจสอบพนักงานทุกคนได้อย่างละเอียด จึงจำเป็นต้องมีการตั้งเป้าหมายในการทำงานให้พนักงาน ซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อว่า KPI
การประเมิน KPI เป็นคำที่จะคนทำงานทุกคนต้องเคยได้ยินมาก่อน ในทุก ๆ ไตรมาสหรือทุกปี บริษัทจะมีการประเมิน KPI ซึ่งจะสามารถบอกประสิทธิภาพของพนักงานแต่ละคนได้ว่าดีมากน้อยแค่ไหน ไม่ว่าจะเป็นแผนกไหนในบริษัท เช่น การเงิน บัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด ทุกแผนกย่อมมีการประเมิน KPI
นอกจากนี้คำว่า KPI ยังไม่ได้ใช้เพียงแค่ชี้วัดประสิทธิภาพของพนักงาน แต่การวัด KPI สามารถใช้ตรวจสอบประสิทธิภาพของชิ้นงานได้ ยกตัวอย่าง การตลาดออนไลน์ ซึ่งมีผลลัพธ์ของทุกคอนเทนต์ที่ทำในออนไลน์สามารถแสดงผลออกเป็นค่าตัวเลขได้
เรียกได้ว่า KPI คือ สิ่งที่ใช้ชี้วัดประสิทธิภาพของทั้งคนทำงาน และชิ้นงานได้ มันจึงมีประโยชน์ในการช่วยผลักดันให้คนทำงานมีความตั้งใจมากขึ้น และพยายามทำชิ้นงานอย่างคอนเทนต์ให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด โดยในบทความนี้เราจะมาดูกันว่า KPI นั้นมีประโยชน์และสามารถเอาไปใช้งานอย่างไรได้บ้าง
Kpi คืออะไร
KPI คือ ดัชนีชี้วัดผลลัพธ์ของสิ่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นตัวพนักงาน, ชิ้นงานที่ทำออกมา, ผลประกอบการความก้าวหน้าของบริษัท มันคือเป้าหมายที่ตั้งขึ้นมาเพื่อผลักดันให้คนทำงานได้ดียิ่งขึ้น เพราะการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากผู้ทำงานมีเป้าหมายที่ชัดเจน เพราะหากปราศจากเป้าหมายก็อาจส่งผลให้คนทำงานขาดความกระตือรือร้นในการทำผลงาน
ซึ่งการตั้งค่า KPI ขึ้นอยู่กับการหารือและการตกลงกันในองค์กร โดยการตั้ง KPI ที่ดีต้องมีการวิเคราะห์ หารือ และกำหนดตัวเลข KPI ว่าควรอยู่ในระดับไหนถึงส่งผลดีต่อองค์กร แต่ค่า KPI นั้นก็ต้องสมเหตุสมผล เป็นเป้าหมายที่ยังสามารถเป็นไปได้ หลังจากนั้นเมื่อถึงครบกำหนดที่ตั้งแล้ว ถึงจะทำการประเมิน KPI เพื่อดูว่าผลการปฏิบัติงานสามารถทำได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่
สรุปได้ว่า KPI คือ การตรวจผลการปฏิบัติงาน โดยมาเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ มีจุดประสงค์เพื่อผลักดันคนทำงานให้ทำงานได้จุดที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กร และการประเมิน KPI ที่จะช่วยทำให้เห็นผลลัพธ์การทำงานที่ผ่านมา ยังสามารถใช้เป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจสำหรับการวางแผนเพื่อดำเนินการขั้นต่อไป เพื่อหาข้อบกพร่องเพื่อแก้ไขต่อไป
Kpi มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจ
KPI คือสิ่งที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างมาก ในขั้นตอนก่อนเริ่มงานมันช่วยผลักดันคนทำงาน และในขั้นตอนท้ายมันช่วยทำให้เห็นผลลัพธ์การปฏิบัติงาน เพื่อให้เห็นภาพรวมของผลงาน เพื่อมองหาจุดแข็งที่ควรทำต่อ และหาจุดบกพร่องเพื่อแก้ไข โดยประโยชน์ของ KPI ที่มีต่อธุรกิจนั้นสามารถสรุปออกมาได้ ดังนี้
นำมาวัดผลเพื่อหาจุดบกพร่องในการทำงาน
KPI คือ การนำเสนอผลลัพธ์การทำงานที่ผ่านมา เพราะผลลัพธ์การทำงาน คือ สิ่งที่โกหกไม่ได้ KPI จะทำให้ผู้ประเมินจะสามารถเห็นข้อมูลภาพรวมการปฏิบัติงานทั้งหมด โดยจะนำเสนอจุดบกพร่องของปฏิบัติงานด้วยเช่นกัน ซึ่งจุดบกพร่องที่พบเห็นจะเป็นแนวทางในการปรับปรุงการดำเนินการครั้งต่อไป
วัดผลความสามารถของพนักงาน
ปริมาณงานที่ทำไป, คุณภาพงานที่ออกมา, จำนวนวันที่เข้าทำงาน และเวลาการเข้างาน ทั้งหมดนี้เป็นข้อมูลพื้นฐานสำหรับการประเมิน KPI พนักงาน มันจะสามารถบอกได้ว่าพนักงานสามารถทำได้ดีมากน้องแค่ไหน และมีความตั้งใจในการทำงานหรือไม่ ซึ่งเป็นข้อมูลที่เกี่ยวพันไปถึงการเลื่อนตำแหน่ง หรือการปรับขึ้นเงินเดือนของพนักงานคนนั้น ๆ
ใช้ในการนำมาวิเคราะห์ผลประกอบการ
นอกจากการประเมินผลลัพธ์การทำงานของพนักงานแล้ว KPI คือ ข้อมูลที่สามารถนำมาใช้วิเคราะห์ผลประกอบการได้ ยอดขายทั้งในแง่ของตัวเงิน หรือปริมาณสินค้าที่ขายไป จะช่วยให้สามารถวิเคราะห์ผลประกอบการว่ากำไร หรือขาดทุน และต้องมีการปรับปรุงแผนการทำงานครั้งต่อไปหรือไม่
วัดผลการทำงานขององค์กร
นอกจากการวัดผลการทำงานของพนักงานรายคน KPI ยังสามารถประเมินผลการทำงานขององค์กรได้เช่นกัน หรือก็คือ การประเมิน KPI แผนก โดยการนำผลลัพธ์การทำงานของทั้งแผนกมารวมกัน เพื่อดูว่าทั้งแผนก ทั้งองค์กรสามารถทำได้ตามเป้าหรือไม่
ใช้วางแผนประเมินงบประมาณ
เมื่อทราบถึงผลลัพธ์การปฏิบัติงานที่ผ่านมาจากการประเมิน KPI จะช่วยให้สามารถวางแผนได้ว่าควรใช้งบประมาณครั้งต่อไปเท่าไหร่ มีแผนกไหนที่ต้องการงบเพิ่ม หรือแผนงานตัวไหนที่ไม่จำเป็นก็สามารถตัดออกเพื่อลดการใช้งบประมาณ และนำไปเพิ่มให้กับส่วนที่สร้างประโยชน์ได้มากกว่า
Kpi มาจากคำว่าอะไร
เราได้ทราบถึงความหมายของ KPI คืออะไร และมีประโยชน์อย่างไรจากเนื้อหาที่กล่าวไว้ข้างต้น ทีนี้เรามาถอดความหมายของ KPI ในแต่ละตัวอักษรกันเลยว่าสามารถแปลความออกมาได้เป็นอย่างไร
K (Key)
K ย่อมาจาก Key ซึ่งก็คือ หัวข้อหลัก เป้าหมายหลัก ที่เราเลือกไว้
P (Performance)
P ย่อมาจาก Performance ซึ่งก็คือ ประสิทธิภาพ ผลลัพธ์การปฏิบัติงาน
I (Indicator)
I ย่อมาจาก Indicator ซึ่งก็คือ ตัวชี้วัดหรือดัชนีชี้วัด
เมื่อนำมาตัวย่อทั้งหมดมารวมกัน จะได้คำว่า Key Performance Indicator สามารถสรุปได้ว่า KPI คือ ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน
รูปแบบการวัดผล Kpi
รูปแบบการวัด KPI คือสิ่งที่จะบ่งบอกรูปแบบของข้อมูลที่จะได้รับจากการประเมิน KPI โดยสามารถแบ่งรูปแบบการวัดผลของ KPI ออกได้เป็น 2 แบบ รายละเอียด ดังนี้
ดัชนีความสำเร็จเชิงบวก (Positive Kpi)
ดัชนีความสำเร็จเชิงบวก หรือ Positive KPI คือ การประเมินผลโดยเกณฑ์ที่ตั้งจะเป็นผลลัพธ์ในแง่ดีต่อธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น ยอดขาย, ผลกำไร, ปริมาณลูกค้า, ความพึงพอใจของลูกค้า, ปริมาณและคุณภาพงานที่พนักงานสามารถทำได้
ดัชนีความสำเร็จเชิงลบ (Negative Kpi)
ดัชนีความสำเร็จเชิงลบ หรือ Negative KPI คือ การประเมินผลโดยเกณฑ์ที่ตั้งจะเน้นไปที่การมองหาข้อบกพร่อง หรือปัญหาที่เกิดจากการปฏิบัติงาน ซึ่งก่อให้เกิดความเสียหายต่อธุรกิจ และหาวิธีการลดมันลงให้ได้ ยกตัวอย่างเช่น เปอร์เซ็นต์การผลิตที่ผิดพลาดจนให้สินค้าไม่สามารถขายได้, การตั้งเป้าหมายลดการกู้ยืมให้ลดลง และปริมาณการ complain จากลูกค้า
ชนิดของ Kpi ในแต่ละด้าน
หลังจากทราบรูปแบบของ KPI แล้วว่ามีทั้งเชิงบวกและเชิงลบ ถัดมาเราจะมาดูว่าชนิดของ KPI นั้นมีอะไรบ้าง โดยการประเมิน KPI สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ รายละเอียด ดังนี้
KPI วัดผลทางตรง
KPI วัดผลทางตรง สำหรับ KPI ตัวนี้จะมีการแสดงผลลัพธ์อย่างชัดเจน เป็นตัวเลขที่สามารถตรวจสอบได้ง่าย ยกตัวอย่างเช่น จำนวนสินค้าที่ขาย, ยอดขาย และผลกำไร
KPI วัดผลทางอ้อม
KPI วัดผลทางอ้อม สำหรับ KPI ตัวนี้จะไม่แสดงผลลัพธ์อย่างชัดเจนเหมือนการวัดผลทางตรง ต้องมีการใช้ข้อมูลอ้างอิง และมีการวิเคราะห์เพิ่มเติมเพื่อประเมิน KPI ว่าผลลัพธ์ดังกล่าวอยู่ในระดับที่ดีหรือควรปรับปรุง ยกตัวอย่างเช่น ความรู้สึกของลูกค้าที่มีต่อธุรกิจ, การ complain จากลูกค้า และทัศนคติของพนักงานที่มีต่อองค์กร
สรุป
KPI คือ สิ่งที่เป็นประโยชน์และจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการเจริญเติบโตอย่างมั่นคง การนำ KPI มาประยุกต์ใช้ในองค์กรจะส่งผลดีต่อธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน ตามที่กล่าวไว้ในบทความนี้ไม่ว่าจะเป็นการผลักดันให้พนักงานสามารถทำได้ตามเป้า, เป็นแนวทางในการวางแผนดำเนินธุรกิจขั้นต่อไป โดยอ้างอิงจากข้อมูลใน KPI ไม่ว่าจะเป็นการประเมินในเชิงหรือเชิงลบ
สำหรับการทำการตลาดออนไลน์ ซึ่งมุ่งเน้นในเรื่องการทำคอนเทนต์ หรือการทำเว็บไซต์ การทำ KPI คือ สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับการตลาดออนไลน์ เพราะการตลาด คือ การสร้างการรับรู้ให้ผู้บริโภคให้ได้มากที่สุด ยอดการเข้าถึง ยอดการมีส่วนร่วม หรือแม้แต่ยอดขายจากการขายออนไลน์
ทั้งหมดนี้หากมีการตั้ง KPI จะช่วยให้นักการตลาดมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงาน หากพบว่ากลยุทธ์ที่ใช้ไม่เหมาะซึ่งสามารถรู้ได้จากการประเมิน KPI จะได้ทำการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ใหม่ให้เหมาะสมกับตลาดปัจจุบัน
