การทำธุรกิจ คือ การผลิตสินค้า หรือบริการ ให้แก่ลูกค้า และลูกค้าชำระค่าสินค้า บริการเหล่านั้น นี่เป็นขั้นตอนของการทำธุรกิจ แต่สำหรับธุรกิจที่มีสเกลขนาดปานกลาง จนถึงขนาดใหญ่ จะมีขั้นตอนการเสนอราคา เพื่อให้ลูกค้าได้พิจารณา ซึ่งจะมีการต่อรองราคาหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับลูกค้าแต่ละราย
หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการนี้แล้ว เพื่อให้มีหลักฐานที่ชัดเจนว่า ตกลงราคากันที่เท่าไหร่ และซื้อขายกันในปริมาณเท่าใด จึงต้องมีการออกใบเสนอราคาขึ้น เผื่อป้องกันกรณีต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นตามมาภายหลัง ดังนั้นการส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าเรียกได้ว่าเป็น ขั้นตอนแรกของการซื้อขาย ดังนั้นนักธุรกิจ ผู้ประกอบการทุกคนควรศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับใบเสนอราคา
ใบเสนอราคา คืออะไร
ใบเสนอราคา หรือใบ quotation คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อรับทราบรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสินค้า บริการ ตั้งแต่ราคา ปริมาณ รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า เงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ซื้อได้ตัดสินใจ ก่อนทำการเซ็นชื่อเพื่อตกลงทำการซื้อขาย เพื่อให้ผู้ขายดำเนินการผลิตสินค้า บริการ และส่งมอบให้ผู้ซื้อต่อไป นอกจากนี้ใบเสนอราคา ยังสามารถใช้เก็บเป็นข้อมูลได้ว่า การซื้อขายในแต่ละครั้ง มีราคาอยู่ที่เท่าไหร่
ในปัจจุบันจะเห็นได้ว่า มีมิจฉาชีพอยู่มากมายในสังคม การดำเนินขั้นตอนต่าง ๆ ในเชิงพาณิชย์ จำเป็นต้องมีเอกสาร หลักฐานรับรอง เพื่อรองรับ ป้องกันสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด ยกตัวอย่างเช่น ผู้ซื้อร้องเรียนผู้ขายในกรณีที่ สินค้า บริการ ไม่เป็นไปตามเงื่อนไข หรือหากผู้ซื้อชำระเงินไม่ครบ ผู้ขายก็สามารถใช้ใบเสนอราคายืนยันได้ว่า ราคาสินค้า บริการ ได้รับการยอมรับจากผู้ซื้อก่อนจะลงมือผลิตแล้ว
ทำให้ผู้ประกอบการหลายเจ้า ให้ความสำคัญ ในการออกใบเสนอราคาให้กับลูกค้า ก่อนเริ่มการซื้อขายเสมอ เพราะเป็นทั้งการบริการให้ผู้ซื้อ และเป็นการออกเอกสารเพื่อป้องกันตัวเองไปในตัว
ใบเสนอราคา ทำไมต้องรู้จักก่อนทำธุรกิจ
จากที่กล่าวไว้ข้างต้น การส่งใบเสนอราคา เป็นขั้นตอนแรกของการเริ่มการซื้อขาย ยิ่งโดยเฉพาะกับสินค้า บริการที่มีมูลค่าสูง จำเป็นต้องมีการทำใบเสนอราคาทุกครั้ง เพราะนอกจากใช้เป็นหลักฐานยืนยันการซื้อขาย ซึ่งมีประโยชน์ต่อทั้งผู้ซื้อ และผู้ขายแล้ว การทำใบเสนอราคาเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ที่ทุกธุรกิจจำเป็นต้องทำ เพราะอย่างไรก็ตาม ผู้ซื้อต้องขอใบเสนอราคา เพื่อเอาไปใช้ในการคุย หารือกันภายในบริษัทด้วยเช่นกัน
ความสำคัญของใบเสนอราคา
ใบเสนอราคามีความสำคัญอย่างมาก เราจะเห็นได้ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นประเภทไหน จะมีการออกใบเสนอราคาทุกครั้งเสมอ นอกจากเป็นขั้นแรกของการบริการลูกค้า โดยการส่งมอบเอกสารที่มีการบอกรายละเอียดทุกอย่างที่ลูกค้าจำเป็นต้องทราบ เพื่อให้ลูกค้าได้ตรวจทานความถูกต้องของสินค้า บริการ และพิจารณาราคาอีกครั้งก่อนตัดสินใจสั่งซื้อ
ตัวผู้ขายสามารถใช้ใบเสนอราคา เป็นเอกสารอ้างอิง ตอนดำเนินการผลิตสินค้า หรือเตรียมบริการให้ลูกค้า ใบเสนอราคาเปรียบเหมือนใบสเปค เพื่อตรวจทานว่า สินค้า บริการ ที่ผลิตตรงตามเงื่อนไขที่เสนอลูกค้าไปหรือไม่ เพราะหากผลิตสินค้า บริการ โดยไม่ตรงตามเงื่อนไขในใบเสนอราคา เช่น ส่งสินค้าไม่ครบจำนวน หรือส่งไม่ตามกำหนด ก็อาจมีปัญหาตามมาภายหลัง
นอกจากนี้ใบเสนอราคา ยังมีประโยชน์สำหรับการทำงานภายในองค์กรอีกด้วย เพราะใบเสนอราคาจะมีการลงรายละเอียดต่าง ๆ ที่สามารถมาใช้อ้างอิงในการขายครั้งถัดไป เช่น ลูกค้าอยากทราบราคาที่ซื้อขายในครั้งก่อนหน้า หรือจะใช้เช็กปริมาณการขาย เพื่อนำข้อมูลอัปเดตปริมาณสินค้าในคลัง
รายละเอียดในใบเสนอราคา
รายละเอียดที่ควรมีในใบเสนอราคา ก็จะประกอบไปด้วยข้อมูลของทั้งฝั่งผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า และรวมไปถึงรายละเอียดเกี่ยวกับสั่งซื้อ โดยข้อมูลทั้งหมดที่ต้องปรากฏในใบเสนอราคา จะสรุปออกมาเป็นหัวข้อได้ดังนี้
- ข้อมูลผู้ซื้อ (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
- ข้อมูลผู้ขาย (ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
- เลขกำกับของใบเสนอราคา
- วันที่เสนอราคา
- เงื่อนไขในการชำระค่าสินค้า (ชำระช่องทางไหน, ชำระเป็นกี่งวด, มีมัดจำหรือไม่)
- รายละเอียดของสินค้า บริการที่ต้องส่งมอบ
- จำนวนสินค้า / บริการ, ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
- ลงลายมือชื่อผู้จัดทำใบเสนอราคา ผู้อนุมัติใบเสนอราคา (ผู้ขาย)
- ลงลายมือผู้สั่งซื้อสินค้า (ผู้ซื้อ)
- เงื่อนไขอื่น ๆ เช่น วันที่จะส่งมอบสินค้า หรือวันที่เข้าไปติดตั้งสินค้า
ขั้นตอนการใช้งานใบเสนอราคา
ในขั้นตอนการขาย จะมีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้ทั้งหมด 3 ตัว คือ ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
ใบเสนอราคา มีกี่ประเภท
ใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดไหนก็สามารถออกใบเสนอราคาได้ ทำให้การเปิดใบเสนอราคามีอยู่ด้วยกัน 2 ประเภท ดังนี้
1.เปิดใบเสนอราคาแบบ Manual
การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้ สามารถทำได้โดยอิสระ ยืดหยุ่น ไม่มีฟอร์มที่ตายตัว ผู้จัดทำสามารถกำหนดรายละเอียดในใบเสนอราคาเองได้ โดยใช้โปรแกรมพื้นฐานอย่าง Microsoft Word, Microsoft Excel ซึ่งเป็นรูปแบบที่สามารถทำได้ง่าย แต่อาจมีข้อเสีย คือ ข้อมูลอาจมีการตกหล่นได้ เอกสารจะไม่เชื่อมโยงกับเอกสารอื่น ๆ และหากทำใบเสนอราคาหลายใบ มีโอกาสที่จะมีการคีย์ข้อมูลผิดพลาดได้
2.เปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี
การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้ จะมีฟอร์มที่ชัดเจน ข้อมูลครบถ้วน และดูมีเป็นทางการ มีความน่าเชื่อถือมากกว่า แม้ว่าจะไม่ยืดหยุ่นเหมือนระบบ Manual แต่หากดำเนินการออกใบเสนอราคาด้วยระบบนี้ จะสามารถทำได้ง่ายกว่า รวดเร็วกว่า โอกาสที่ข้อมูลจะตกหล่นมีน้อยกว่า
นอกจากนี้ข้อมูลในเอกสารใบเสนอราคาจะถูกเก็บในฐานข้อมูล และมีการเชื่อมโยงกับเอกสารอื่น ๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ช่วยประหยัดเวลาในการออกเอกสารประเภทอื่นอย่างมาก ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่ ที่มีการซื้อขายหลายออร์เดอร์ ควรเปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี เพื่อป้องกันการผิดพลาด เพราะตัวเลขที่คีย์ผิดเพียงนิดเดียว อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อธุรกิจได้
สรุป
จะเห็นได้ว่าใบเสนอราคา เป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างมาก และเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลยในการทำธุรกิจ เพราะในการซื้อขายของยุคสมัยนี้ สิ่งแรกที่ผู้ซื้อจะขอจากผู้ขาย คือ ขอใบเสนอราคา เพื่อนำรายละเอียดไปหารือพูดคุยกันในทีมของผู้ขาย ดังนั้นใบเสนอราคาจึงต้องมีรายละเอียดทุกอย่างครบถ้วน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้เราสามารถปิดการขายได้ง่ายขึ้น และมีหลักฐานที่ชัดเจน กำหนดขอบเขตการทำงานที่แน่นอน
สำหรับบริษัท Fastcommerz เรามีบริการต่าง ๆ มากมายที่ช่วยสนับสนุนผู้ประกอบการทางออนไลน์ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบ Sale Page, การบูสต์คอนเทนต์, เป็นที่ปรึกษาด้านการตลาดออนไลน์ รวมถึงระบบการออกใบเสนอราคาที่จะเชื่อมโยงกับทุกระบบ เพื่อให้ทุกขั้นตอนของการทำธุรกิจ สามารถทำได้โดยง่าย ทุกการบริการทำโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ พร้อมให้ความช่วยเหลือลูกค้าทุกท่าน
สนใจติดต่อสอบถามได้ที่เบอร์โทรศัพท์ 084-509-5545, 061-924-7449 หรือทางอีเมล fastcommerz@gmail.com
